Informativa sulla privacy per l'employer branding e la selezione del personale di Otoqi

Data di pubblicazione: 07-06-2024

Noi di Otoqi gestiamo il nostro employer branding e il processo di selezione del personale attraverso il nostro sito carriera (il ""Sito carriera"") e usiamo, per tali scopi, un apposito sistema di tracciamento dei candidati.

Nella presente informativa sulla privacy, spieghiamo come trattiamo i tuoi dati personali se:

1. Visiti il nostro Sito carriera (sei un ""Visitatore"")
2. Ti connetti con noi tramite il nostro Sito carriera, per creare un profilo e ricevere informazioni sulle nostre offerte di lavoro attuali o future (sei un ""Candidato connesso"")
3. Ti candidi per una posizione con noi, tramite il nostro Sito carriera o un servizio di terze parti (sei un ""Aspirante candidato"")
4. Raccogliamo informazioni su di te da altre fonti, siti e servizi, in quanto riteniamo che il tuo profilo sia di interesse per le nostre offerte di lavoro attuali o future (sei un ""Candidato acquisito"")
5. Riceviamo informazioni su di te dai nostri dipendenti o partner, in quanto ritengono che il tuo profilo sia di interesse per le nostre offerte di lavoro attuali o future (sei un ""Candidato raccomandato"")
6. Riceviamo informazioni su di te da un Candidato che ti indica come sua referenza (sei una “Referenza"").

La presente informativa sulla privacy descrive anche quali sono i tuoi diritti quando trattiamo i tuoi dati personali e come puoi esercitarli.

Quando usiamo il termine ""Candidato"" in questa informativa sulla privacy, ci riferiamo a ciascuno dei Candidati connessi, Aspiranti candidati, Candidati acquisiti e Candidati raccomandati, a meno che non sia indicato diversamente.

1. Informazioni sul trattamento dei dati personali

I dati personali sono tutte le informazioni che possono essere collegate direttamente o indirettamente a una persona fisica e vivente. Esempi di dati personali sono: nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e indirizzo IP. Il termine trattamento dei dati personali indica qualsiasi uso automatizzato dei dati personali, come la raccolta, la creazione, l'analisi, la condivisione e la cancellazione dei dati personali.

Esistono leggi e regolamenti su come le aziende possono trattare i dati personali, le cosiddette leggi sulla protezione dei dati. Si applicano leggi diverse sulla protezione dei dati a seconda dei diversi tipi di utilizzo dei dati personali e delle diverse parti del mondo. Un esempio di legge sulla protezione dei dati che riguarda l'utilizzo dei tuoi dati personali da parte nostra, come descritto nella presente informativa sulla privacy, è il Regolamento UE sulla protezione dei dati (2016/679, ""GDPR"").

La maggior parte degli obblighi previsti dal GDPR riguarda il cosiddetto responsabile del trattamento dei dati. Il responsabile del trattamento dei dati è il soggetto che decide per quali finalità verranno trattati i dati personali e come verrà eseguito il trattamento. Il responsabile del trattamento può avvalersi di un cosiddetto incaricato del trattamento. Un incaricato del trattamento è un soggetto che può trattare i dati personali solo in base alle istruzioni del responsabile del trattamento, e non può utilizzare i dati personali per i propri scopi.

Quando trattiamo i tuoi dati personali come descritto nella presente Informativa sulla privacy, lo facciamo in qualità di responsabili del trattamento.

2. Quali dati personali trattiamo?

Tutti i soggetti

• Informazioni sul dispositivo - Se visiti il nostro Sito carriera, raccoglieremo informazioni sul tuo dispositivo, come l'indirizzo IP, il tipo e la versione del browser, il tuo comportamento durante la sessione, la fonte di traffico, la risoluzione dello schermo, la tua lingua preferita, la tua posizione geografica, il sistema operativo e le impostazioni/utilizzo del dispositivo.
• Dati tecnici e statistici - Se visiti il nostro Sito carriera, raccoglieremo dati tecnici e statistici sul tuo utilizzo del sito, come le informazioni degli URL che visiti e della tua attività sul sito.
• Dati relativi alle comunicazioni - Raccoglieremo e memorizzeremo le tue comunicazioni con noi, comprese le informazioni che ci avrai fornito nelle comunicazioni. Ciò può includere il contenuto di e-mail, registrazioni video, messaggi sui social media, le informazioni inserite nel tuo account, sondaggi, ecc.
• Dati di contatto - Come il tuo nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e indirizzo fisico.

Candidati

• Dati derivanti da colloqui, valutazioni e altre informazioni relative al processo di selezione - Come annotazioni sui colloqui intercorsi con te, valutazioni e test effettuati, requisiti salariali.
• Informazioni contenute nella tua candidatura - Come il tuo CV, lettera di presentazione, esempi di lavori, referenze, lettere di raccomandazione e formazione didattica.
• Informazioni contenute nel tuo profilo pubblico - Si intendono le informazioni che raccogliamo su di te da fonti pubbliche relative alla tua esperienza professionale, come LinkedIn o il sito web del tuo attuale datore di lavoro.
• Informazioni fornite dalle tue referenze - Si intendono le informazioni che riceviamo dai nostri dipendenti o partner che ti hanno segnalato, o dalle persone che hai indicato come tue referenze.

3. Da dove riceviamo i vostri dati personali?

Tutti gli individui

• Dal Sito delle Carriere. Se visitate il nostro Sito delle Carriere, raccogliamo informazioni tecniche e statistiche su come utilizzate il Sito delle Carriere e informazioni dal vostro dispositivo.
• Direttamente da voi. La maggior parte delle informazioni che elaboriamo su di voi, le riceviamo direttamente da voi, ad esempio quando presentate domanda per una posizione con noi o vi connettete con noi. Potete sempre scegliere di non fornirci determinate informazioni. Tuttavia, alcuni dati personali sono necessari affinché possiamo elaborare la vostra domanda o fornirvi le informazioni che richiedete da noi.

Referenze

• Dalla persona per cui siete una referenza. Se un Candidato vi indica come loro referenza, raccoglieremo i vostri dettagli di contatto dal candidato per potervi contattare.

Candidati

• Dalle fonti pubbliche. Possiamo raccogliere dati personali su di voi da fonti pubbliche, come LinkedIn o il sito web del vostro attuale datore di lavoro.
• Dalle nostre referenze. Possiamo ricevere informazioni su di voi dai nostri dipendenti o partner (come fornitori di servizi di selezione), quando ritengono che il vostro profilo sia di interesse per le nostre posizioni attuali o future.
• Dalle vostre referenze. Se ci fornite delle referenze, possiamo raccogliere informazioni su di voi da loro.
• Dati che creiamo noi stessi o in cooperazione con voi. informazioni sulla vostra candidatura e profilo di solito sono create da noi, o da noi in cooperazione con voi, durante il processo di selezione. Questo può includere ad esempio note da colloqui con voi, valutazioni e test effettuati.

4. Per quali finalità trattiamo i tuoi dati personali?

Proteggere e far valere i nostri diritti, i nostri interessi e gli interessi di altri, ad esempio in relazione a rivendicazioni legali.

Soggetti interessati: La persona o le persone interessate dalla questione legale - ciò può includere persone appartenenti a tutte le categorie di soggetti sopra elencate.

Categorie di dati personali utilizzati: Tutte le categorie di dati personali sopra elencate possono essere utilizzate per questo scopo.

Condividere i tuoi dati personali con altri destinatari, per gli scopi menzionati nella Sezione 5 qui di seguito.

Soggetti interessati: Variano a seconda dello scopo della condivisione, vedere Sezione 5 qui di seguito.

Categorie di dati personali utilizzati: Tutte le categorie di dati personali sopra elencate possono essere utilizzate per questo scopo.

Raccogliere informazioni sull'utilizzo del Sito carriera da parte tua, utilizzando cookie e altre tecnologie di tracciamento, come descritto nella nostra Politica sui cookie.

Soggetti interessati: Visitatori.

Categorie di dati personali utilizzati: Informazioni sul dispositivo.

Mantenere, sviluppare, testare e garantire in altro modo la sicurezza del Sito carriera.

Soggetti interessati: Visitatori.

Categorie di dati personali utilizzati: Informazioni sul dispositivo; Dati tecnici e statistici.

Analizzare l'utilizzo e le prestazioni del Sito carriera e dei suoi contenuti, per ottenere statistiche e migliorare le prestazioni operative.

Soggetti interessati: Visitatori.

Categorie di dati personali utilizzati: Informazioni sul dispositivo; Dati tecnici e statistici.

Fornire aggiornamenti sulle nostre offerte di lavoro.

Soggetti interessati: Candidati connessi.

Categorie di dati personali utilizzati: Dati di contatto; Dati relativi alle comunicazioni.

Verificare i profili e le candidature inviateci. Ciò include anche le comunicazioni con te in merito alla tua candidatura e al tuo profilo.

Soggetti interessati: Candidati connessi; Aspiranti candidati.

Categorie di dati personali utilizzati: Tutte le categorie di dati personali sopra elencate possono essere utilizzate per questo scopo.

Raccogliere e valutare il tuo profilo professionale di nostra iniziativa. Ciò include anche le comunicazioni con te in merito al tuo profilo.

Soggetti interessati: Candidati acquisiti; Candidati raccomandati.

Categorie di dati personali utilizzati: Tutte le categorie di dati personali sopra elencate possono essere utilizzate per questo scopo.

Contattare direttamente gli utenti in merito a specifiche e future offerte di lavoro con noi.

Soggetti interessati: Candidati.

Categorie di dati personali utilizzati: Tutte le categorie di dati personali sopra elencate possono essere utilizzate per questo scopo.

Registrare i colloqui con te.

Soggetti interessati: Candidati.

Categorie di dati personali utilizzati: Dati relativi alle comunicazioni.

Contattare gli utenti per chiedere la partecipazione a sondaggi

Soggetti interessati: Candidati.

Categorie di dati personali utilizzati: Tutte le categorie di dati personali sopra elencate possono essere utilizzate per questo scopo.

Contattare l’utente per chiedere di fornire informazioni su un Candidato, e valutare le informazioni fornite.

Soggetti interessati: Referenze.

Categorie di dati personali utilizzati: Dati di contatto; Dati relativi alle comunicazioni.

5. Con chi condividiamo i tuoi dati personali?

I nostri fornitori di servizi. Condividiamo i tuoi dati personali con i nostri fornitori che offrono servizi e funzionalità nel nostro processo di employer branding e di selezione del personale. Tra tali fornitori ci sono, ad esempio, i fornitori di servizi di selezione del personale e il fornitore del nostro Sito carriera e del relativo sistema di tracciamento dei candidati.

Le società del nostro gruppo. Condividiamo i tuoi dati personali con le società del nostro gruppo, quando ci forniscono servizi e funzionalità per il nostro processo di employer branding e di selezione del personale, come l'accesso a particolari sistemi e software.

Società che forniscono i cookie sul Sito carriera. Se li accetti, i cookie sono impostati da società diverse da noi, che utilizzeranno i dati raccolti da questi cookie in conformità con la loro politica sulla privacy. Per informazioni su quali cookie si applicano, consultare la nostra Politica sui cookie.

Le autorità e altri soggetti pubblici - quando ci viene ordinato di farlo. Condivideremo i tuoi dati personali con le autorità e altri soggetti pubblici quando avremo l'obbligo legale di farlo.

Parti coinvolte in procedimenti legali. Se necessario per proteggere o difendere i nostri diritti, condivideremo i tuoi dati personali con le autorità pubbliche o con altre parti coinvolte in un procedimento legale potenziale o esistente. Ciò può avvenire, ad esempio, in caso di richieste di risarcimento per discriminazione.

Fusioni e acquisizioni ecc. In relazione a una potenziale fusione, vendita di beni aziendali, finanziamento o acquisizione di tutta o parte della nostra attività a un'altra società, potremo condividere i tuoi dati personali con altre parti coinvolte nel processo.

6. Su quali basi legali trattiamo i tuoi dati personali?

Per poter trattare i tuoi dati personali, dobbiamo avere una cosiddetta base giuridica. Una base giuridica è un motivo per il trattamento dei dati personali, giustificato ai sensi del GDPR.

Quando trattiamo i tuoi dati personali per le finalità descritte nella presente Informativa sulla privacy, la base giuridica su cui ci basiamo è normalmente che il trattamento è necessario per il nostro legittimo interesse per poter selezionare talenti con le competenze adeguate per noi. Abbiamo concluso che abbiamo un interesse legittimo per trattare i dati personali per questo scopo; che il trattamento è necessario per raggiungere tale scopo; e che il nostro interesse prevale sul tuo diritto che i tuoi dati non vengano trattati per questo scopo.

Puoi contattarci per ulteriori informazioni su come sia stata effettuata questa valutazione. Vedere le sezioni 9 e 10 sottostanti, per le nostre informazioni di contatto.

Possono esserci circostanze specifiche in cui il trattamento viene eseguito solo se e quando ci fornirai il tuo consenso al trattamento. È il caso, ad esempio, della proposta di registrare un tuo colloquio. Per ulteriori informazioni sul diritto di revoca del consenso, consultare la sezione 9.

7. In quali casi trasferiamo i tuoi dati personali al di fuori dell'UE/SEE e come li proteggiamo?

Cerchiamo di trattare i tuoi dati personali sempre all'interno dell'area UE/SEE.

Tuttavia, alcuni dei nostri fornitori di servizi trattano i tuoi dati personali al di fuori dell'UE/SEE. Utilizziamo anche fornitori la cui società madre, o la società madre di un subappaltatore, ha sede al di fuori dell'UE/SEE. In questi casi, abbiamo tenuto conto del rischio che i dati personali possano essere divulgati in paesi al di fuori dell'UE/SEE, ad esempio a seguito di una richiesta delle autorità.

Nel caso in cui un altro destinatario dei tuoi dati personali (come descritto nella sezione 5 di cui sopra) abbia sede al di fuori dell'UE/SEE, ciò significherà anche che i tuoi dati personali saranno trasferiti al di fuori dell'UE/SEE.

Quando noi, o uno dei nostri fornitori, trasferiamo i tuoi dati personali al di fuori dell'UE/SEE, ci assicuriamo che vengano utilizzate misure di salvaguardia riconosciute dal GDPR per consentire il trasferimento. Utilizziamo le seguenti misure di salvaguardia:

• una decisione della Commissione UE che attesti che il paese al di fuori dell'UE/SEE in cui vengono trasferiti i tuoi dati personali disponga di un livello di protezione adeguato, che corrisponda al livello di protezione previsto dal GDPR. In particolare, ci basiamo sulla decisione di adeguatezza della Commissione UE per gli Stati Uniti attraverso il cosiddetto EU-US Data Privacy Framework, e sulla decisione di adeguatezza per il Regno Unito.
• Stipulare le clausole standard della Commissione UE con il destinatario dei dati personali al di fuori dell'UE/SEE. Ciò significa che il destinatario garantisce che il livello di protezione dei tuoi dati personali previsto dal GDPR sia ancora valido e che i tuoi diritti siano tutelati.

Quando i tuoi dati personali vengono trasferiti al di fuori dell'UE/SEE, implementiamo anche adeguate misure di salvaguardia tecniche e organizzative, per proteggere i dati personali in caso di divulgazione. Le misure di protezione che implementiamo dipendono da ciò che è tecnicamente fattibile e sufficientemente efficace per il particolare trasferimento.

Se desideri maggiori informazioni sui casi in cui i tuoi dati personali vengono trasferiti al di fuori dell'UE/SEE, puoi contattarci utilizzando le informazioni di contatto di cui alle sezioni 9 e 10 qui sotto.

8. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati personali?

Tutti i soggetti

Se trattiamo i tuoi dati personali allo scopo di proteggere e far valere i nostri diritti, conserveremo i tuoi dati personali fino a quando la relativa questione legale non sarà stata completamente e definitivamente risolta.

Visitatori

Conserviamo i dati personali per un (1) anno per motivi di sicurezza. I periodi di conservazione dei cookie sono indicati nella nostra Politica sui cookie. Conserviamo i tuoi dati personali per analizzare le prestazioni del Sito carriera per tutto il tempo in cui conserviamo i tuoi dati personali per altri scopi.

Candidati

Se sei un Candidato connesso (esclusivamente), conserviamo i tuoi dati personali per tutto il tempo in cui rimani connesso con noi.

Per gli altri tipi di Candidati, conserviamo i dati personali per decidere se sei candidato idoneo per la/e posizione/i vacante/i presso di noi.

Se non riesci a superare il processo di selezione iniziale, conserveremo i tuoi dati personali per tutto il tempo necessario per prenderti in considerazione, e potenzialmente per contattarti, per future offerte di lavoro pertinenti.

Se verrai assunto, conserveremo i tuoi dati personali durante il tuo impiego, per scopi diversi da quelli sopra indicati, di cui sarai informato.

Referenze

Conserviamo i tuoi dati personali per tutto il tempo in cui conserveremo i dati personali del Candidato per il quale hai fatto da referente.

9. Quali diritti hai e come puoi esercitarli?

In questa sezione troverai informazioni sui diritti che hai quando trattiamo i tuoi dati personali. Come descritto di seguito, alcuni diritti entrano in gioco solo quando trattiamo i tuoi dati personali in base a una particolare base giuridica.

Se desideri esercitare uno dei diritti qui elencati, ti suggeriamo di:

• visitare la pagina Dati e privacy sul nostro Sito carriera, dove offriamo funzioni che ti consentono di esercitare i tuoi diritti;
• accedere al tuo account, dove potrai utilizzare le impostazioni dell'account per esercitare i tuoi diritti; oppure
• contattarci direttamente all'indirizzo chiara.padovani@otoqi.com.

Diritto di essere informati

Hai il diritto di essere informato su come trattiamo i tuoi dati personali. Hai inoltre il diritto di essere informato nel caso in cui intendessimo trattare i tuoi dati personali per scopi diversi da quelli per i quali sono stati originariamente raccolti.

Ti forniamo tali informazioni attraverso la presente informativa sulla privacy, attraverso gli aggiornamenti sul nostro Sito carriera (vedere anche la Sezione 11 di seguito) e rispondendo a qualsiasi domanda vorrai porci.

Diritto di accesso ai tuoi dati personali.

Hai il diritto di sapere se trattiamo dati personali che ti riguardano e di ricevere una copia degli stessi. Oltre a ricevere una copia dei tuoi dati, riceverai anche informazioni su come li trattiamo.

Diritto di accesso e di richiesta di trasferimento dei tuoi dati personali a un altro destinatario (""portabilità dei dati"").

Puoi richiedere una copia dei dati personali che ti riguardano e che trattiamo per stipulare un contratto con te, o sulla base del tuo consenso, in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile da dispositivo automatico. Ciò ti consentirà di utilizzare tali dati altrove, ad esempio per trasferirli a un altro destinatario. Se tecnicamente fattibile, hai anche il diritto di richiedere che i tuoi dati vengano trasferiti direttamente a un altro destinatario.

Diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali (""diritto all'oblio"").

In alcuni casi, hai il diritto di ottenere la cancellazione dei tuoi dati personali. Ciò avviene, ad esempio, se non è più necessario che noi trattiamo i tuoi dati per lo scopo per cui li abbiamo raccolti; se revochi il tuo consenso; se ti sei opposto al trattamento e non ci sono giustificazioni legittime e prevalenti per il trattamento. (Per il diritto di opposizione integrativo, vedere sotto)

Diritto di opporsi al trattamento dei tuoi dati personali da parte nostra.

Hai il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali che si basa sul nostro legittimo interesse, facendo riferimento alla tua situazione personale.

Diritto di limitare il trattamento.

Se ritieni che i dati personali che trattiamo su di te siano inesatti, che il nostro trattamento sia illegale o che non abbiamo bisogno di tali informazioni per uno scopo specifico, hai il diritto di richiedere che limitiamo il trattamento di tali dati personali. Se ti opponi al nostro trattamento, come descritto sopra, puoi anche chiederci di limitare il trattamento di tali dati personali mentre valutiamo la tua richiesta.

Quando il nostro trattamento dei tuoi dati personali è limitato, li tratteremo (ad eccezione della conservazione) solo con il tuo consenso o per l'istituzione, l'esercizio o la difesa di rivendicazioni legali, per proteggere i diritti di un'altra persona fisica o giuridica, o per motivi legati a un importante interesse pubblico.

Diritto di rettifica.

Hai il diritto di richiedere la rettifica di informazioni inesatte e il completamento di informazioni che ritieni incomplete.

Diritto di revoca del consenso.

Quando trattiamo i tuoi dati personali sulla base del tuo consenso, hai il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. In tal caso, smetteremo di trattare i tuoi dati per gli scopi per i quali hai revocato il tuo consenso. Tuttavia, ciò non pregiudica la liceità del trattamento basato sul tuo consenso prima della sua revoca.

Diritto di presentare un reclamo.

In caso di reclami sul trattamento dei tuoi dati personali da parte nostra, puoi presentare un reclamo all'autorità di protezione dei dati in France. Puoi trovare i dettagli di contatto qui.

Puoi anche presentare un reclamo alla tua autorità nazionale per la protezione dei dati, che puoi trovare elencata qui se risiedi nell'UE. Se risiedi nel Regno Unito, puoi presentare un reclamo all'Information Commissioner's Office, qui.

10. A chi puoi rivolgerti per commenti o domande?

Se vuoi metterti in contatto con noi per esercitare i tuoi diritti, o se hai domande, commenti o dubbi su come gestiamo i tuoi dati personali, puoi contattarci inviando un'e-mail a chiara.padovani@otoqi.com.

11. Aggiornamenti della presente Informativa sulla privacy

Aggiorneremo la presente informativa sulla privacy quando necessario, ad esempio se inizieremo a trattare i tuoi dati personali in un modo nuovo, se vorremo rendere le informazioni ancora più chiare per te, o se sarà necessario per conformarsi alle leggi applicabili sulla protezione dei dati.

Ti invitiamo a controllare regolarmente questa pagina per verificare la presenza di eventuali modifiche. Potrai sempre controllare la parte superiore di questa pagina per vedere quando è stata aggiornata l'ultima volta.